Cambiar de gestoría es un paso muy importante que debes considerar con detenimiento si eres autónomo. Ten en cuenta que es normal que se tengan muchas dudas al respecto. ¿Qué se necesita? ¿Cuál es el mejor momento para hacer el cambio? ¿Es un proceso muy complicado?
Sin duda alguna, son muchas las dudas que se pueden presentar en estas situaciones, motivo por el que en este artículo nos encargaremos de darte la información que necesitas sobre los pasos a seguir para cambiar de gestoría correctamente. Lo cierto es que no es un proceso muy complicado.
¿Cuál es el momento adecuado para cambiar de gestoría?
- Lo cierto es que puedes cambiar de gestoría en cualquier momento, tanto a una tradicional como a una online. Sin embargo, si se tiene la posibilidad de hacer un cambio planificado es mejor, ya que el mejor momento es hacerlo a principio de año.
¿Por qué se recomienda hacer el cambio de gestoría a principios de año?
- Esto se debe a que la actividad contable y fiscal de los autónomos se lleva a cabo de forma cíclica, en lo que se llaman “ejercicios fiscales”. Cada uno de los ejercicios fiscales abarca desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, por tanto, es una duración anual.
- Esto quiere decir que, si haces el cambio de gestoría a principio de año, entonces entrarás en un ciclo nuevo, empezando a llevar tu contabilidad de ese año fiscal completo con los nuevos gestores.
- En caso de que ya se te haya pasado el inicio de año, entonces debes de saber que también puedes cambiarte en medio de un ejercicio, incluso en medio trimestre.
¿Cuáles son los requisitos para cambiar de gestoría a principios de año?
En este caso es muy importante que conozcas toda la información que va a necesitar la nueva gestoría para que puedan empezar a trabajar y llevar tu contabilidad.
- Una de las primeras cosas que debes de tener claro es saber si estás obligado a presentar el modelo 347 en Hacienda, y si quieres que sea presentado por tu gestor anterior o por la nueva asesoría.
- En caso de que decidas que el modelo sea presentado por la nueva asesoría, entonces será necesario darles un listado de todas las compras y ventas desglosadas por cliente y proveedores del año anterior.
- Además de dicha lista, la nueva gestoría también necesita los siguientes datos sobre el ejercicio fiscal que ha terminado:
- Resumen anual del IVA (Modelo 390).
- Modelos de impuestos presentados en el cuarto trimestre.
- Balance de las sumas y saldos.
- El libro del IVA (registro de las facturas de compra y venta).
- En caso de que apliques las retenciones del IRPF en las facturas de venta, entonces también será necesario el libro mayor de las retenciones que se aplica a los clientes.
Es sumamente recomendable que tengas guardado lo siguiente:
- Balances de las sumas y saldos desde el inicio de la actividad económica.
- Los libros del IVA por año, desde el inicio de tu actividad económica como autónomo.
¿Qué pasa si no tienes localizados los documentos anteriores?
- En estos casos siempre se tiene la posibilidad de obtener una copia de los modelos correspondientes en Hacienda.
- En caso de que no tengas el libro contable, es necesario que tengas por lo menos una copia de todas las facturas para poder saber qué ingresos y qué gastos han sido incluidos en cada declaración trimestral.
¿Cómo cambiar de gestoría en medio de un ejercicio fiscal?
Tal y como hemos mencionado anteriormente, en caso de que ya haya pasado el inicio de año o si ya habías presentado un modelo trimestral, también puedes realizar el cambio de gestoría:
- En estos casos, los documentos que se necesitan son los mismos que si cambiarías de gestoría al principio de año, pero se le tiene que agregar la información sobre la actividad del trimestre o ejercicio en curso.
- Es decir, tendrás que complementar con la siguiente documentación:
- Modelos trimestrales que hayan sido presentados en el ejercicio en curso.
- Todos los ingresos y los gastos deducibles declarados en los trimestres.
¿Cuáles son los problemas que se pueden presentar al cambiar de gestoría y cuál es su solución?
Está claro que son muchas las razones por las que puedes haber decidido hacer un cambio de gestoría. En caso de que actualmente cuentes con los servicios de un gestor presencial, entonces es un buen momento para que compares las ventajas que ofrece una gestoría online. Puede ser que estés interesado en un servicio que te brinde un servicio más integral, etc.
Sin embargo, es posible que durante el momento de cambio se presenten algunas complicaciones. Estos son algunos de los problemas más frecuentes:
- Puede ser que el antiguo gestor no facilite toda la documentación o incluso que la antigua gestoría haya desaparecido. Esto es normal en el caso de las gestoras pequeñas en las que trabajan entre 1 y 3 personas.
- Otros problemas que suele hacer que el proceso se pueda complicar es el desconocimiento de la situación en la que te encuentras.
- Son muchos los autónomos que no saben qué es lo que declaran ni por qué lo declaran. Desconocen la cantidad de impuestos que tienen que pagar cuando el gestor hace el cálculo unos días antes de que finalice el trimestre.
Ante cualquier situación complicada que te puedas encontrar, el mejor consejo que debes de tener en cuenta es siempre tener la mejor organización posible.
- Cuando llevas toda tu contabilidad al día tienes la posibilidad de consultar con tus gestores el estado de tus impuestos con anticipación. Esto puede ser de mucha ayuda para siempre saber cuál es tu situación, lo que sin duda alguna hará que la transición de gestor sea mucho más sencilla.
¿Qué se debe de tener en cuenta cuando se cambia de gestor por mala práxis?
Esta es otra de las situaciones en las que suelen encontrarse muchos autónomos. Es un cambio que está motivado porque se han detectado malas prácticas de contabilidad con el gestor. Este tipo de situaciones pueden hacer que recibas un requerimiento o una sanción de Hacienda.
- Si has tenido que pagar una multa, entonces la anterior gestoría debe de asumir la responsabilidad por la multa.
- Ten en cuenta que las asesorías tienen un seguro de responsabilidad civil para hacer estos pagos. Por eso, ellos tendrán que hacerse cargo de la sanción derivada de su mala práctica.
Esta es la información que debes de tener en cuenta para cambiar de asesoría si eres autónomo, por lo que ya no deberías de tener dudas con respecto a este tema. En caso de que aún las tengas, no dudes en contactar con nuestros profesionales.
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