No se debe de pasar por alto el hecho de que los Administradores de Sociedades tienen la obligación de presentar las cuentas anuales en el registro de la sociedad de la forma en la que se indica en el Artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital.
El plazo que se tiene para formular las cuentas es dentro de los 3 meses posteriores al cierre del ejercicio social, que ocurre el 31 de diciembre. Cuando se han hecho las cuentas anuales, se tiene que convocar una Junta General de accionistas para que sean aprobadas durante los primeros 6 meses del ejercicio siguiente.
Cuando se hayan aprobado, tal y como señala el Artículo 365 del Reglamento de Registro Mercantil, es obligatorio depositarlas en el Registro Mercantil de la provincia en cuestión. El plazo que la ley ha establecido es de 1 mes desde su aprobación.
Es importante tener en cuenta que para la gran mayoría de las sociedades las Cuentas Anuales aprobadas se tienen que depositar como muy tarde el 31 de julio del ejercicio siguiente. Estas cuentas tienen que estar acompañadas de certificaciones firmadas por los administradores de los acuerdos que fueron adoptados por la junta. Entre ellos tiene que constar la aprobación de las cuentas, así como el resultado.
¿Cuáles son las consecuencias de no presentar las cuentas anuales?
Son muchas las sociedades que no cumplen con este requisito de presentar las cuentas anuales, lo que puede presentar una serie de consecuencias graves:
- Cierre provisional de la hoja registral: en caso de que pase 1 año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas de su depósito, esto supondrá que no se puede inscribir ningún documento en el Registro, salvo en determinados actos que se inscriben como excepción, como puede ser el caso de la dimisión de administradores o liquidadores o el cese.
- Responsabilidad del administrador ante la sociedad y los socios: al no haber actuado con la diligencia necesaria como empresario frente a terceros en el caso de la insolvencia de la sociedad, tiene que responder ante las deudas de la sociedad. Es responsable en caso de concurso de acreedores que se le califique como culpable por no haber formulado las cuentas anuales o no haberlas depositado en el Registro Mercantil.
- Las sanciones: en el Real Decreto 2/2021 se aprobó el Reglamento de Desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas. En la disposición adicional undécima es donde se establece el nuevo régimen de sanciones por el incumplimiento de la obligación del deposito de cuentas anuales en el Registro Mercantil.
¿Cómo funciona el nuevo Régimen de Sanciones por no presentar las cuentas anuales?
Se debe tener presente que el régimen sancionador ya se encontraba regulado por el artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades del Capital TRLSC (Real Decreto Legislativo 1/2010), aunque este no se aplicaba más que en escenarios muy escasos.
De esta forma, por medio de la publicación del Real Decreto 2/2021, se establecieron los criterios a seguir para determinar cuál será el importe de la sanción de conformidad y los límites establecidos en el Artículo 283:
- Específicamente, se debe de tener en cuenta que este último precepto sirvió para establecer el límite de las sanciones entre 1.200€ y 60.000€. Sin embargo, cuando la sociedad o grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual que sea mayor a los 6 millones de euros, entonces el límite de la multa se incrementa hasta los 300.000€.
Estos son los límites máximos y mínimos que determinan el importe de las sanción:
- La sanción es del 0,5 por 1.000 de importe de las partidas de activo, más el 0,5 por 1.000 de la cifra de ventas de la entidad incluyendo la última declaración que se presentó ante la Administración, cuyo original se tiene que aportar en la tramitación del procedimiento.
- En caso de que no se aporte la declaración tributaria anterior, entonces la sanción es del 2% del capital social, tal y como indican los datos del Registro Mercantil.
- En caso de que no se aporte la declaración tributaria, y que el resultado de aplicar el porcentaje a la suma de las partidas del activo y ventas sea mayor del 2% del capital social, entonces la sanción será cuantificada en un 10%.
¿Qué información se tiene que presentar ante el Registro Mercantil?
Los documentos que se tienen que presentar junto a las cuentas anuales son:
- Hoja de datos generales de identificación.
- Instancia de Presentación.
- Cuentas anuales que están conformadas por: Memoria, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Balance de situación, Estado de cambios en el Patrimonio Neto.
- Hoja de datos generales de identificación.
- Informe de Gestión (en caso de que sea obligatorio).
- El Informe de Acciones/Participaciones propias.
- Informe Medioambiental.
Nuevo texto refundado de la Ley de Sociedades del Capital
No se debe de pasar por alto la obligación que tenemos de presentar las cuentas anuales con el fin de dar transparencia y fácil acceso a la información económica de las sociedades.
Hasta este año, las sociedades que no realizaban este trámite de presentación de cuentas anuales tenían una única sanción al cierre de la hoja registral de la Sociedad, lo que impedía que se registraran nuevos documentos.
Sin embargo, actualmente las empresas que incumplan este requisito se enfrentan ante las sanciones manifestadas en el artículo 283 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, en el que se indica lo siguiente:
- El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del periodo de tiempo establecido, los documentos requeridos en dicho capítulo, dará lugar a una multa de entre 1.200€ y 60.000€ por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.
En caso de que tengas una sociedad inactiva pero que no esté liquidada y no presentes las cuentas anuales de forma reiterada, puede ser que tengas que pagar una sanción mínima de 1.200€ por cada uno de los ejercicios de incumplimiento.
¿Tienes alguna duda sobre las sanciones por no presentar las cuentas anuales?
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