Si te acabas de dar de alta como autónomo es normal que tengas una gran cantidad de dudas sobre los procesos que tienes que seguir y las nuevas obligaciones que has adquirido. Por eso, hemos preparado este artículo para explicarte cómo emitir una factura por primera vez, de forma que puedas despejar tus dudas sobre este tema.
Sin duda alguna una de las principales obligaciones que tendrás como autónomo es facturar bien cada uno de los servicios o productos que vendas. Debes tener mucho cuidado en este aspecto, ya que por ley se exigen una serie de requisitos que tienen que estar incluidos en las facturas que generes.
Ahora te vamos a explicar a fondo todos los detalles que debes de tener en cuenta, destacando los datos que se tienen que incluir dentro de la factura. Toda esta información te podrá ser de mucha ayuda, sobre todo si se trata de tu primera factura.
¿Cuáles son las características de una factura?
Para asegurarnos de que no te quedes con ninguna duda al respecto, vamos a empezar dejando claro qué es una factura y por qué estas son tan importantes para los autónomos:
- En pocas palabras, podemos decir que una factura es un documento que se utiliza para dejar una constancia sobre las transacciones de compraventa de servicios o de bienes.
- Por este motivo, las reglas que los autónomos tienen que seguir con respecto a la generación de facturas es tan importante, teniendo que crear una por cada trabajo que realizan.
- Las facturas se entregan a los clientes y es de gran importancia guardar una copia del documento una vez que le sea entregado al cliente, ya que, en algunos casos, Hacienda puede llegar a solicitar estos documentos.
- De hecho, por regla general, Hacienda pide guardar copias de todas las facturas que se hayan emitido o recibido durante un periodo de 4 años para el IVA y 5 años para el IRPF.
- Por medio de las facturas la Administración Pública puede contabilizar los impuestos de todos los autónomos, ya que las facturas reflejan el IRPF y el IVA que se tendrá que pagar al Estado por la actividad profesional que se lleva a cabo.
¿Cómo se hace una factura? ¿Cuáles son los elementos necesarios?
Tal y como hemos mencionado anteriormente, la factura tiene que cumplir con una serie de requisitos para que realmente pueda ser válida por la ley.
Son datos identificativos de la transacción, del receptor y del emisor de la factura. Podemos decir que las partes más importantes de una factura son:
Añadir la palabra “Factura”
- Aunque puede parecer algo sin importancia, realmente es muy importante que la palabra “factura” aparezca en la parte superior del documento.
- Esto es importante porque así permite que se pueda ver a simple vista qué tipo de documento es.
El número correlativo y la fecha
- La numeración de las facturas dentro de cada una de las series tiene que ser correlativa.
- Esto permite que sea más sencillo ver qué factura va antes y cuál después en el tiempo. Es un mecanismo que se utiliza con el fin de poder evitar errores o que se cometan trampas.
- En algunos casos específicos las facturas pueden no tener correlación, como es el caso de las facturas rectificativas, pero por lo general, las facturas tienen que ser generadas de forma correlativa.
- Se debe de tener en cuenta que la correlación no es infinita, ya que, por lo general, esta inicia una nueva serie cada año.
- También se tiene que agregar la fecha de misión de la factura, la cual debe de indicar el día en que se llevó a cabo la operación o el día que se presto un servicio.
Identificación del emisor y del receptor
- Cada una de las facturas tiene que identificar al emisor, es decir, al autónomo.
- Es obligatorio que aparezca tu nombre completo, el NIF y tu domicilio fiscal completo, en el cual se tendrá que incluir la calle, el piso, la puerta, la ciudad, código postal y la provincia.
- Es normal que se incluyan todos datos como el correo electrónico y el teléfono, aunque en realidad estos no son obligatorios.
- Lo mismo aplica para el receptor, teniendo que constar su nombre completo o nombre comercial, si es otro autónomo se tiene que agregar su NIF o CIF, así como su domicilio fiscal.
- Si el destinatario de la entrega es quien expide la factura (en lugar del proveedor o prestador), esto se tiene que ver en la factura como “facturación por el destinatario”, informando así a Hacienda de este hecho.
En caso de que te encuentres en alguna de las siguientes situaciones, se tiene que hacer una referencia de ello en la factura:
- Si se aplica el régimen especial de las agencias de viajes, tienes que mencionar: régimen especial de agencias de viaje.
- en el caso del régimen especial de bienes usados, antigüedades, objetos de arte y objetos de colección, también se tiene que mencionar tal cual dentro de la factura.
Una descripción del concepto
- Es muy importante que en la fractura también se incluya una descripción de la prestación de venta servicios, productos o bienes.
- En la factura se pueden incluir distintos conceptos dentro de una misma factura
- Siempre es muy recomendado ser lo más especifico que puedas.
La fecha de vencimiento
- La fecha de vencimiento de las facturas es el día límite que el cliente o el proveedor tienen para pagar antes de la venta de un producto o de la prestación de un servicio.
- Es uno de los datos que no deben hacer falta en la factura, por lo general incluyéndose debajo de la factura.
El precio y los impuestos
- En las facturas siempre se tiene que incluir la base imponible y los impuestos que corresponden a cada concepto.
- Puedes encontrar muchos videos e información sobre este tema, haciendo que sea mucho más fácil saber. En pocas palabras, el precio que le das tu a tus servicios o productos, sin contar el IRPF y el IVA, son los impuestos que luego tendrás que agregar.
- En la factura tienes que añadir la base imponible y luego tienes que restar la retención del IRPF. Por último, tendrás que sumarle el IVA, que normalmente es del 21%.
- Si la operación que se realiza se encuentra exenta de IVA, esto tiene que ser referenciado en la factura. Y si estás en recargo de equivalencia, se tendrá que aplicar el porcentaje de recargo de las facturas de venta además del IVA
- Ten en cuenta que el porcentaje del recargo de equivalencia que se tiene que aplicar puede variar dependiendo del porcentaje del IVA que sea el correspondiente.
¿Cómo se presentan las facturas en Hacienda?
- Como ya hemos mencionado anteriormente, es necesario guardar una copia de las facturas que realizas, ya que en algunos casos Hacienda puede llegar a solicitar algunas comprobaciones.
- Asimismo, ten en cuenta que tienes la obligación de informar a Hacienda sobre tus actividades de forma regular. Específicamente, será necesario que comuniques cuánto IVA has recaudado de tus clientes y cuánto IRPF se ha retenido.
- Para poder declarar el IVA será necesario que presentes de forma trimestral el modelo 303 y luego de forma anual que presentes el modelo 390. Estos son dos modelos muy completos que se pueden presentar de forma automatizada.
¿Tienes alguna duda sobre los conceptos de las facturas?
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