El certificado digital de empresa es un documento electrónico que nos da la posibilidad de autentificar de forma online una sociedad por medio de la persona que es responsable.
La persona tiene que ser el representante legal de la sociedad, además de que su uso es obligatorio por parte de Organismos Públicos para gestionar el papeleo en distintas administraciones y para poder cumplir adecuadamente con las obligaciones legales.
Se debe de tener en cuenta que cada vez hay más actuaciones administrativas que se pueden realizar de manera online usando el Certificado Digital. Por eso, es cierto que actualmente este documento cuenta con una gran importancia.
Durante los meses de alerta por la pandemia muchas administraciones no han estado abiertas al público, por lo que las empresas que necesitan realizar trámites podían hacerlos de forma online desde las Sedes Electrónicas de estos organismos.
Además, también debemos de tener en cuenta que al realizar este trámite de forma online podemos ahorrarnos una buena cantidad de errores, ya que todo el proceso es muy sencillo.
A continuación, te vamos a explicar los tres tipos de certificaciones digitales para empresas o Certificados de Representantes que se deben tener en cuenta.
¿Cómo obtener el Certificado de representante de Administrador Único o Solidario?
Este certificado tiene que ser solicitado por las Sociedades Anónimas o Limitadas que tengan un solo administrador.
Asimismo, se podrá solicitar este certificado cuando se trata de un administrador solidario. Es decir, cuando hay más de un administrador, pero no son mancomunados. Por tanto, no se necesita de la aprobación del resto de administradores para poder operar.
Estos son los pasos que se tienen que seguir (este proceso sólo puede hacerse usando el navegador Mozilla o Internet Expolorer):
Solicitud del certificado:
- A través de la página web de CERES si se tiene un certificado de persona física del administrador emitido por la FNMT.
- Si se tiene un certificado de persona jurídica Clase 2 CA FNMT.
- Usando la página web de CERES si se tiene un DNI electrónico válido y cuentas con lector de DNIe y una clave de acceso.
- De forma presencial: presentándose ante una Oficina de Registro.
Los métodos online tienen un coste de 24€ + IVA y se tienen que pagar en la FNMT.
¿Cómo obtener el certificado de representante para Persona Jurídica?
Es un certificado que es emitido para los representantes jurídicos de empresas cuando estos no sean Administradores Únicos o Solidarios. Esto quiere decir que es para personas físicas como representares de personas jurídicas que tengan que tratar con Entidades, Administraciones y Organismos públicos, dependientes o vinculados a las mismas.
Asimismo, se debe de tener en cuenta que las empresas que tienen la posibilidad de solicitar este certificado son aquellas que tienen las siguientes letras iniciales en el NIF:
- A y B: Sociedades Anónimas y Limitadas mancomunadas
- C: Sociedades Colectivas
- D: Sociedades Comanditarias
- F: Sociedades Cooperativas
- G: Asociaciones
- J: Sociedades Civiles
- Q: Organismos Públicos
- R: Congregaciones e Instituciones Religiosas
- N: Entidades Extranjeras con personalidad Jurídica
- M: Ayuntamientos o diputaciones
- V: Sociedad Agraria de Transformación, agrupaciones de interés económico, etc.
¿Cuáles son los pasos que se tienen que seguir para su tramitación?
Es importante que antes que anda tengas en cuenta que el trámite se tiene que hacer desde el mismo ordenador y sólo se puede realizar de forma online a través de Mozilla Firefox o Internet Explorer. Asimismo, no se tiene que formatear o actualizar el dispositivo a lo largo de todo el proceso.
Estos son los pasos que se tienen que seguir:
- Solicitar el Certificado: se puede hacer de forma muy sencilla y por internet a través de la página web oficial de la FNMT y tiene un precio de 24€ + IVA. En el formulario de la página se van a pedir los siguientes datos:
- NIF de la entidad representada
- Longitud de la clave
- Correo electrónico
- Acreditación de identidad: usando el código que recibirás en el punto anterior, tendrás que presentarte ante las oficinas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comisión Nacional de Mercado de Valores (mantiene acuerdo con FNMT), de la Comunidad Foral de Navarra y acreditar la identidad de la empresa.
- Descargar el certificado y acreditar identidad: este proceso puede llegar a tardar hasta dos días. Recibirás un correo a la dirección de email que hayas especificado con la factura y el código de solicitud. Desde este momento podrás descargar el certificado digital.
Te recomendamos que realices una copia de seguridad.
¿Cómo obtener el Certificado Digital de empresas sin personalidad jurídica?
Es un certificado que es solicitado por las personas físicas que son representantes de entidades sin personalidad jurídica en el ámbito tributario, para que puedan operar de forma online con los diferentes organismos públicos.
La primera letra del NIF de la entidad va a determinar si se tiene que solicitar este certificado o si se tiene que solicitar uno de los antes mencionados.
Las letras iniciales que se ajustan a este certificado son las siguientes:
- E: Comunidad de bienes, titularidad compartida de explotaciones agrarias y herencias yacentes
- G: otras asociaciones sin personalidad jurídica
- H: Comunidades de propietarios
- N: Corporación o ente independiente, pero sin personalidad jurídica con presencia en España
- W: entidades no residentes con establecimiento permanente en España
- U: Unión temporal de empresas
- S: Órganos de la Administración Central y Autonómica
- P: Juntas vecinales, órgano dependiente de la Administración sin personalidad jurídica y departamento
- V: otros tipos de personalidades jurídicas como fondo de capital riesgo, fondos de inversiones, fondos de pensiones, etc.
¿Qué pasos se deben de seguir para solicitar el certificado?
Debes de tener en cuenta las advertencias y consejos que te hemos explicado para los certificados anteriores.
Estos son los pasos que debes de seguir:
- Solicitar el certificado: la solicitud del certificado se puede hacer desde la página web oficial de la FNMT. Este también tiene coste de 24€ + IVA. Mientras se esté completando su formulario se van a solicitar los siguientes datos:
- CIF de la entidad
- Correo electrónico
- Longitud de la clave
- Acreditación de identidad: en el apartado anterior se recibirá un código, el cual tienes que presentar en una Agencia Estatal de Administración Tributaria, Comisión Nacional del Mercado de Valores o Comunidad Foral de Navarra, para poder acreditar la identidad.
- Descargar el certificado: una vez que se haya acreditado la entidad, la descarga será inmediata y se puede realizar sin ningún coste extra.
¿Tienes alguna duda sobre cómo conseguir un certificado digital de empresas?
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