La razón social de una empresa es uno de los requisitos fundamentales para que puedas facturar como empresa. Así que, si en lugar de la razón social has incluido el nombre comercial, entonces la factura que estás haciendo no está realizada correctamente.
Pero debes tener claro que la razón social de un autónomo es diferente a la de una empresa. Sin embargo, para que no tengas dudas al respecto, en este artículo nos vamos a encargar de responder todas las dudas que tengas sobre este tema.
¿Qué es la razón social de un autónomo y qué diferencias tiene con la de una empresa?
- La razón social de un autónomo es su nombre completo y DNI o NIE de profesional. La razón social de una empresa es completamente diferente.
- En las empresas la razón social es un nombre oficial que cada persona jurídica tiene al inscribirse en el registro fiscal. Esto es exclusivo para le territorio nacional.
- Ningún otro negocio o empresa puede estar registrado legalmente con el mismo nombre, de modo que sea muy sencillo identificar y diferenciarlo del resto.
- Se debe tener cuidado con no confundir la razón social con el nombre comercial que se le dé al negocio. De hecho, aunque lo pueda parecer, estos no son lo mismo.
¿Cuáles son las diferencias entre la razón social y el nombre comercial?
Como ya hemos mencionado anteriormente, el nombre comercial y la razón social no son lo mismo. Por eso, hay algunos aspectos importantes que debes tener en cuenta:
- La razón social de un autónomo es el nombre del propietario y sus apellidos, junto a su DNI o NIE. Sin embargo, el nombre comercial es el que se le ha puesto al negocio y el nombre por el cual se le conoce.
- Este nombre suele ser una combinación de las palabras que identifican al negocio, el cual además también tiene la intención de llamar la atención de los clientes.
- En pocas palabras, el nombre comercial es el nombre del negocio, mientras que la razón social del autónomo es su nombre y su identificación personal.
- En las empresas no se necesita que la razón social y el nombre comercial sean diferentes. Se puede usar un solo nombre sin que se ocasionen problemas para temas oficiales y para el nombre de la marca comercial.
Ejemplos de nombre comercial y de razón social
Para que las diferencias queden completamente claras, ahora te vamos a enseñar algunos ejemplos que te puedan sacar de dudas:
- En este ejemplo vamos a ver el caso de la famosa empresa que es conocida por su nombre comercial como Pepsi.
- La empresa tiene una razón social que es diferente a su nombre comercial: PepsiCo Iberia Servicios Centrales S.L.
- La razón social es el nombre que usa a un nivel administrativo, pero esta no es la denominación que usan para crear marca.
Otro ejemplo con marcas conocidas:
- Otro ejemplo muy claro de estas diferencias las podemos ver con McDonald’s, nombre por el cual se le conoce a esta marca de forma comercial.
- Sin embargo, esta tiene una razón social diferente, ya que en el registro se puede encontrar como: Restaurantes MacDonald’s Sau.
Seguramente, en más de una ocasión te ha sucedido que pagaste con tu tarjeta bancaria en un restaurante u otro establecimiento y que, al ver tu estado de cuenta con los movimientos bancarios, hayas visto que tiene un nombre diferente. Pues ese nombre distinto es su razón social.
Si facturas como autónomo, la razón social que verás en la factura será tu propia identificación.
¿Cómo añadir tu nombre comercial y razón social en tus facturas?
Ya debe de haberte quedado claro el hecho de que la razón social juega un papel muy importante en el momento de hacer las facturas, ya que es uno de los requisitos fundamentales de la ley para que una factura pueda ser considerada como apta por parte de la Administración pública.
Estos son algunos de los factores que debes de tener en cuenta:
- Para que una factura sea válida debe de incluir la razón social.
- En el caso de las empresas, el nombre comercial no se usa para poder presentar a la empresa en las facturas. Debido a que es un tramite administrativo, la Agencia Tributaria necesita que se presente una identificación con la razón social.
- En el caso de los autónomos es de vital importancia añadir el DNI, NIE, su nombre y sus apellidos.
- Si no se añade la razón social (o se cambia por el nombre comercial en el caso de las empresas), la factura será invalida.
- Dicha identificación se tiene que agregar en la parte superior de la factura, junto a la dirección o al domicilio fiscal.
- En caso de que haga falta cualquiera de estos tres datos, la AEAT simplemente no aceptará la factura y no será tomada como válida.
¿Cómo hacer el cambio de razón social?
- La ley permite que se realicen cambios en la razón social de tu empresa en caso de que lo consideres necesario, pero debes de tener en cuenta que el cambio de razón social del autónomo no se puede realizar.
- El DNI siempre es único, personal y no se puede cambiar, por lo que tampoco se puede cambiar la razón social del autónomo.
- En el caso de las empresas, cuando el negocio se transforma o evoluciona, suele necesitarse realizar un cambio de razón social. En este caso, al tratarse de una persona jurídica, se puede cambiar la razón social.
El proceso que se tiene que seguir para poder cambiar la razón social de una empresa es el siguiente:
- Se tiene que solicitar en el registro Mercantil la certificación Negativa de Denominación para poder verificar el nuevo nombre que se pondrá al negocio.
- A continuación, se tiene que incluir el cambio en los estatutos y después se tiene que para a incluir el nuevo nombre en el Registro Mercantil de la localidad.
- Cuando se ha registrado la modificación, se tiene que comunicar a la Seguridad Social y a la Agencia Tributaria presentando el modelo 036 junto a una copia de la escritura (el Número de Identificación Fiscal será el mismo).
Es muy importante que tengas en cuenta que el cambio de nombre no obliga a tramitar una nueva licencia de apertura para el negocio ni en la firma de un nuevo contrato de alquiler, si lo hay. Solo es necesario hacer un comunicado de la nueva razón social a aquellos interesados.
¿Por qué es tan importante la razón social?
- En pocas palabras, podemos decir que la razón social de un autónomo sirve como su identificación personal, pero en el caso de las empresas es su nombre oficial en el registro.
- Es muy importante tener claras cuáles son las diferencias que hay entre nombre comercial y razón social.
- El nombre comercial es el nombre por el cual se le conoce a la empresa con el fin de generar marca; la razón social es la identidad que no se muestra al público.
- Un requisito imprescindible es que la razón social se incluya en las facturas tanto en el caso de los autónomos como de las empresas.
- La razón social solo se puede cambiar en el caso de que las empresas se hayan asegurado de que el nuevo nombre está libre, registrándolo en la localidad.
Esta es toda la información que debes de tener en cuenta sobre la razón social y el motivo por el que es tan importante en las facturas.
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