El control horario en las empresas está a punto de transformarse de manera significativa. A partir de este año, el registro horario digital será una exigencia para todas las empresas.
Este cambio, impulsado por el Ministerio de Trabajo, elimina por completo los registros manuales y establece un sistema digitalizado que ofrece transparencia, accesibilidad y modernización en la gestión laboral.
Además, esta medida viene acompañada de la reducción progresiva de la jornada laboral, lo que busca equilibrar la vida personal y profesional de los empleados.
Como ha señalado el sindicato UGT, ya existen herramientas tecnológicas capaces de garantizar un control efectivo y seguro de las horas trabajadas, lo que hace que esta transición sea más accesible para las empresas.
Si necesitas orientación para implementar esta normativa en tu empresa y garantizar el cumplimiento legal, te animamos a visitar nuestra sección de Asesoría Laboral, donde te ayudaremos a modernizar tu gestión laboral de manera efectiva y sencilla.
¿Qué implica la nueva ley del registro horario digital?
El Ministerio de Trabajo ha establecido esta normativa para resolver limitaciones del pasado y garantizar un control horario más riguroso. Este cambio tiene dos objetivos principales:
Modernizar el control de horarios laborales
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- Sustituir los registros manuales, como hojas de papel y Excel, por sistemas digitales automatizados, confiables y seguros.
- Facilitar el acceso remoto a los datos para la Inspección de Trabajo, agilizando auditorías y asegurando que se cumplan las normativas vigentes.
Garantizar la transparencia y evitar conflictos
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- Asegurar que las jornadas laborales, descansos y horas extras estén documentados de forma precisa.
- Proteger los derechos de los trabajadores y establecer un marco de confianza entre empleados y empleadores.
Este avance es una evolución del Real Decreto-ley 8/2019, que ya establecía la obligatoriedad del registro horario, pero permitía mayor flexibilidad en los métodos. Ahora, con la eliminación del fichaje en papel y la obligatoriedad de los sistemas digitales, se da un paso adelante en la modernización laboral.
Digitalización y reducción de la jornada laboral: una reforma clave
La nueva normativa no solo regula el registro digital, sino que también incluye la tan esperada reducción de la jornada laboral. Ambas medidas están diseñadas para mejorar la gestión del tiempo y fomentar un entorno laboral más saludable y eficiente.
Registro digital obligatorio
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- El acceso remoto al registro horario será obligatorio, permitiendo a los inspectores de trabajo consultar los datos desde cualquier lugar.
- Los sistemas digitales deberán garantizar la seguridad de los datos, evitando manipulaciones y asegurando que los registros sean accesibles para los empleados y sus representantes.
Reducción progresiva de la jornada laboral
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- El año pasado, contábamos con una jornada laboral semanal de 40 horas, la cual se vio reducida a 38,5 horas, y en este 2025 alcanzará las 37,5 horas.
- Esta reducción se aplicará sin afectar los salarios, equilibrando la vida personal y profesional de los empleados.
Como ha señalado UGT, el plan para implementar estas reformas también requiere sistemas digitales avanzados que garanticen un registro eficiente de las horas trabajadas y las pausas.
Características del registro horario digital
La nueva normativa establece requisitos específicos que todo sistema de control de horarios de trabajo debe cumplir. Estas características aseguran que el registro sea confiable, seguro y accesible para cumplir con los estándares legales.
Aquí tienes las principales características de dicho registro:
- Automatización del registro: El sistema debe registrar de forma automática las horas de entrada y salida del trabajo, las pausas y las horas extras, reduciendo los errores humanos.
- Acceso remoto: Los datos deben poder consultarse en tiempo real por la Inspección de Trabajo, los empleados y sus representantes sindicales, independientemente del lugar donde se encuentren.
- Seguridad de los datos: Es obligatorio garantizar que los registros sean inalterables, protegidos contra manipulaciones y cumplan con la Ley de Protección de Datos.
- Conservación durante 4 años: Todos los registros deben almacenarse por un mínimo de 4 años para estar disponibles en caso de auditorías o solicitudes de información.
- Generación de informes: El sistema debe permitir crear informes detallados con datos agregados sobre la jornada laboral, facilitando la gestión de horarios, descansos y horas extras.
Ventajas de la digitalización para las empresas
Más allá de cumplir con la normativa, la digitalización del registro horario ofrece beneficios que pueden transformar la gestión laboral en las empresas.
- Eficiencia operativa:
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- Automatizar el registro de jornada, ahorra tiempo y reduce la carga administrativa, permitiendo a los responsables enfocarse en tareas estratégicas.
- Los datos se recopilan y organizan automáticamente, eliminando duplicidades o errores manuales.
- Transparencia laboral:
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- Los empleados pueden consultar sus fichajes en cualquier momento, mejorando la confianza en la relación laboral.
- Los registros precisos reducen las disputas sobre horas extras y descansos no reconocidos.
- Prevención de sanciones:
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- Cumplir con la normativa, protege a la empresa de multas y auditorías negativas.
- Los sistemas digitales garantizan que los registros cumplan con los estándares legales, minimizando riesgos.
- Mejora en la gestión de recursos humanos:
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- Los informes detallados facilitan la planificación de horarios, el análisis de la productividad y la gestión de las horas extras.
- Los sistemas permiten una gestión ágil y flexible, adaptándose a modelos de trabajo como el teletrabajo o la movilidad.
Consecuencias de no cumplir con la normativa
No adaptarse a la nueva normativa del registro horario digital obligatorio puede tener graves consecuencias para las empresas, tanto desde un punto de vista legal como operativo.
Las sanciones económicas son solo una parte del problema; el incumplimiento también puede afectar la reputación de la empresa, generar conflictos laborales y dificultar la gestión interna.
Sanciones económicas
| Tipo de infracción | Multa (€) |
| Leves | 1.000 – 2.000 € |
| Graves | 5.001 – 10.000 € por empleado |
| Muy graves | Más de 10.000 € |
Impacto en la reputación empresarial
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- Las inspecciones fallidas pueden afectar la confianza de los empleados y clientes.
- Una mala gestión del control horario puede dañar la imagen de la empresa y dificultar la retención de talento.
Problemas internos
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- La falta de registros adecuados puede dar lugar a conflictos laborales por horas extras no pagadas o descansos no reconocidos.
Cómo implementar un sistema de registro horario digital
Con una buena planificación y los pasos adecuados, es posible implementarlo de manera sencilla y eficiente y que este registro digital pueda parecer un desafío.
Aquí te traemos una guía práctica para que tu empresa cumpla con la normativa y aproveche al máximo esta herramienta.
Pasos para implementar el sistema en tu empresa
- Analiza las necesidades específicas de tu negocio: Evalúa el tamaño de tu equipo, las modalidades de trabajo (teletrabajo, presencial, movilidad) y las herramientas actuales. Esto te ayudará a identificar las funcionalidades clave que debe incluir el sistema.
- Elige el software adecuado: Asegúrate de seleccionar una herramienta que cumpla con los requisitos técnicos legales, como automatización, accesibilidad remota y seguridad de datos. También prioriza soluciones que sean intuitivas para empleados y administradores.
- Forma a tu equipo: Ofrece formación a tus empleados sobre el uso del sistema, destacando su importancia para cumplir con la ley y prevenir sanciones. Aclara dudas y facilita materiales de apoyo como tutoriales o guías rápidas.
- Prueba e implementa gradualmente: Introduce el sistema en fases, comenzando con un grupo pequeño de empleados. Esto te permitirá identificar y solucionar posibles problemas antes de extender su uso a toda la plantilla.
- Realiza auditorías periódicas: Supervisa regularmente que los registros sean precisos y cumplan con los estándares legales. Usa esta información para mejorar procesos, detectar inconsistencias y prepararte para inspecciones laborales.
Por qué es importante seguir estos pasos
Adoptar un sistema digital siguiendo estas etapas no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también:
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- Mejora la gestión de los horarios laborales.
- Fomenta la transparencia entre empleadores y empleados.
- Previene sanciones económicas y conflictos internos.
Planificar e implementar este cambio es la clave para modernizar tu empresa y mantenerla alineada con las exigencias legales del 2025.
Prepárate para la modernización laboral
La nueva ley del registro horario digital obligatorio no solo representa un cambio legal, sino también una oportunidad para modernizar la gestión del tiempo laboral en tu empresa.
Implementar un sistema digital te permitirá garantizar el cumplimiento normativo, prevenir sanciones y mejorar la relación con tus empleados mediante una gestión transparente y eficiente.
En GAC Grup, estamos para acompañarte en este proceso. Desde la selección del software adecuado hasta la formación de tu equipo, te ofrecemos un asesoramiento completo y personalizado. Contáctanos con nosotros hoy mismo y da el primer paso hacia un futuro laboral más eficiente y alineado con la normativa.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital
¿Qué trabajadores están exentos de fichar?
Altos directivos, empleados con horarios de libre disponibilidad y trabajadores bajo relaciones laborales especiales, siempre que estén debidamente justificados.
¿Qué cambia con esta nueva normativa respecto a la ley anterior?
El cambio principal es la obligatoriedad del registro digital, eliminando los métodos manuales como hojas de papel o Excel. Además, se añade la posibilidad de realizar auditorías remotas por parte de la Inspección de Trabajo y la obligatoriedad de almacenar los datos durante 4 años.
¿Qué ventajas ofrece el fichaje digital frente a los métodos manuales?
El fichaje digital reduce errores, mejora la seguridad de los registros y facilita la accesibilidad para todas las partes involucradas, desde empleados hasta inspectores. También permite ahorrar tiempo y mejorar la gestión operativa de las empresas, lo que los métodos manuales no pueden garantizar.
¿Qué pasa si los registros digitales no funcionan temporalmente?
Si el sistema presenta fallos técnicos, la empresa deberá registrar las jornadas de manera manual como medida temporal y resolver el problema a la mayor brevedad. Es importante contar con soporte técnico para minimizar interrupciones y garantizar el cumplimiento de la normativa.
¿Qué ocurre si los trabajadores detectan errores en sus fichajes?
Los empleados tienen derecho a solicitar una revisión de sus registros si consideran que son incorrectos. La empresa debe contar con un protocolo para gestionar estas solicitudes y realizar las correcciones necesarias de manera transparente.
