La facturación puede llegar a ser muy complicada para los nuevos autónomos, ya que además incluye una gran cantidad de conceptos que pueden confundir a más de uno. Teniendo eso en cuenta, en este artículo nos vamos a encargar de informar sobre qué es una factura proforma y las diferencias que tiene con respecto a las facturas comunes los presupuestos y los albaranes.
¿Qué es una factura y para qué se utiliza?
- La factura es un documento mercantil que tiene el objetivo de justificar la compraventa de algo.
- Es el pilar de la facturación de cualquier empresa o autónomo, ya que existe la obligación de realizar facturas según la actividad realizada.
- Las facturas son el único documento válido para la Agencia Tributaria.
- Las empresas y los autónomos tienen que declarar trimestralmente el IVA de las facturas, por lo que deben de conservarlas por un periodo de al menos 4 años.
¿Cómo se realiza una factura?
Se debe de tener en cuenta que la plantilla de la factura tiene que seguir al pie de la letra el reglamento de facturación, teniendo que contar con los siguientes elementos:
- Fecha de emisión
- Número de factura
- Descripción del servicio o bien. Tiene que incluir el precio antes del IVA y el precio unitario.
- Detalles del emisor y del cliente: Nombre completo (autónomo) o razón social (sociedad), NIF y dirección.
- Impuestos: el tipo de IVA (y retención del IRPF para los obligados).
- Cuota tributaria: la cantidad de impuesto que se añade antes del IVA.
Además de los detalles antes mencionados, las facturas también pueden agregar otros datos que son muy importantes, como el tipo de régimen especial (bienes usados, viajes, etc.) y una mención de la ley del IVA en caso de una exención.
Se debe de tener en cuenta el hecho de que las facturas pueden ser completas o simplificadas. Estas últimas, como su nombre lo indica, sirven como una versión más simple de las facturas completas y solo pueden ser expedidas con el permiso de la Agencia Tributaria cuando son por un importe menor a los 400€, siendo muy usada en comercios como bares y restaurantes.
Errores comunes a la hora de realizar facturas
Existen múltiples errores que se suelen cometer con frecuencia en el momento de elaborar facturas. Uno de ellos es el de no enumerar las facturas o hacerlo de forma incorrecta. Por ejemplo, poner mal la fecha, indicar mal el número de factura, etc.
Otro error típico es el de mezclar 2 facturas, las incorrecta y la factura rectificativa. Es decir, que se te olvide cambiar el lugar en el que se encuentra la factura incorrecta para no mezclarla con la que está bien realizada.
Otro de los errores habituales al elaborar facturas es el de no poner correctamente la dirección de facturación, bien sea porque se pone los datos de otro lugar o porque faltan datos, como el número de portal, de piso, el código postal, etc.
¿Qué son las facturas proforma y qué utilidad tienen?
Las facturas proforma son una modalidad bastante utilizada entre los empresarios y los autónomos, pero es muy importante tener claro cuáles son las diferencias que hay entre una factura común y una factura proforma.
Diferencias entre una factura común y una proforma:
- Las facturas proforma no tienen una validez fiscal ni contable.
- Las facturas proforma no pueden servir para sustituir a una factura.
- No es posible cobrar servicios usando una factura proforma.
Utilidad de una factura proforma:
- En ciertos negocios se utilizan como un borrador de factura antes de que se facture el servicio final.
- La factura proforma es muy útil para empresas que realizan actividades de comercio exterior.
¿Cómo se hace una factura proforma?
El contenido de una factura proforma es muy parecido al de una factura común, por lo que puedes tener en cuenta los datos que ya hemos mencionado en la sección anterior.
Sin embargo, en este caso también se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Tiene que quedar remarcado en el título el hecho de que es una factura proforma. (Esto indicará la diferencia).
- No están numeradas, aunque pueden ser numeradas opcionalmente para un consumo interno (no hay una obligación fiscal de seguir una numeración correlativa en las facturas proforma).
¿Qué es un presupuesto y qué uso tiene?
- Un presupuesto sirve como una oferta comercial en la que se detallan los servicios o productos, pudiendo ser de forma cerrada (con un importe final) o de forma abierta, presentando distintas alternativas.
- Al igual que con las facturas proforma, un presupuesto no tiene validez fiscal contable, es un documento comercial que no sirve para sustituir una factura de compraventa.
- El presupuesto no se puede utilizar para cobrar un anticipo. Sólo las facturas sirven para esto.
¿Cómo se hace un presupuesto?
El contenido que tiene un presupuesto, de la misma forma que ocurre en el caso de las facturas proforma, es bastante similar al que tiene una factura común. Pero en este caso se deben de tener en cuenta tres aspectos:
- Se tiene que indicar que es un presupuesto.
- Si es un presupuesto abierto, no se debe indicar un precio final.
- La numeración no debe de seguir una serie correlativa ni ninguna formalidad dictada por normativas.
¿Qué es un albarán y para qué sirve?
- El albarán es un documento que sirve para justificar la entrega de un servicio o de un bien.
- Al igual que en el caso de la factura proforma y que en el presupuesto, sirve como un documento legal en caso de reclamaciones.
- Los albaranes se pueden entregar valorados (indicando precios) o no valorados (sin indicar el precio).
¿Cómo se hace un albarán?
- El albarán se hace con tinta de factura, contando casi con los mismos elementos que son encontramos en una factura.
- Es diferente por su nombre, y cuando no está valorado no se indican descuentos, impuestos o precios.
- En el albarán son muy importantes la fecha de emisión y el número, ya que si se llega a presentar una reclamación, es realmente importante poder tener a mano el número de albarán para que así el proveedor pueda atender la reclamación.
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