Si en alguna ocasión has escuchado hablar sobre los gastos de representación, pero no sabes muy bien qué son, entonces es muy probable que la imagen principal que tienes sobre ellos este equivocada, ya que estos no son lo que parecen.
Debes tener en cuenta que cuando hablamos de gastos de representación nos referimos a aquellos afectan a lo que haces cuando vas a un lugar como representante de tu empresa.
A continuación, vamos a entrar más a detalle para que no tengas ninguna duda sobre a qué nos referimos con estos gastos.
¿Qué son los gastos de representación?
- Los gastos de representación son aquellos que ocurren cuando el trabajador por cuenta propia represente a la empresa o al negocio en una actividad o un lugar específico.
- Es importante tener en cuenta que son gastos enfocados en darle un impulso comercial al negocio. Es decir, en gastos de relaciones públicas.
- Por lo general, estos gastos suelen estar ligados a viajes y desplazamientos. Es decir, si se tiene una comida con un cliente o se tiene que asistir a un evento, es necesario desplazarse hasta dicho lugar.
Sin embargo, se debe de tener cuidado, ya que es muy importante distinguirlos en el momento de deducirlos, ya que la ley los considera como gastos diferenciados que tienen sus propias características que se deben de respetar.
Ejemplos de gastos de representación
Ya deberías tener una mejor idea sobre qué son los gastos de representación, pero también debes tener en cuenta que hay gastos de representación que son muy variados dependiendo de las actividades que se realicen o de las necesidades que tenga el negocio.
Para que quede más claro, vamos a especificar algunos de los ejemplos de gastos de representación más claros:
- Gastos generados por una reunión con proveedores o comerciales.
- Comidas o reuniones con clientes.
- Regalos de empresa (entradas en espectáculos, etc.)
- Inscripciones a talleres, cursos, conferencias o jornadas.
Como puedes comprobar, son gastos que terminan derivándose de hacer relaciones públicas, por lo que estos gastos siempre tienen que estar relacionados con el negocio.
¿Cómo se lleva a cabo la deducibilidad de los gastos de representación?
Es muy importante tener en cuenta que la Agencia Tributaria ha establecido que los gastos de representación son deducibles para los autónomos, pero siempre y cuando estos cumplan con una serie de requisitos muy básicos.
Los mínimos que se tienen que cumplir para poder considerarlos como un gasto deducible son:
- Tener una factura del gasto y que cumpla con las pautas que han sido establecidas por el AEAT. No basta con tener una factura simplificada o un ticket. Se tiene que desglosar la base imponible, así como el tipo de IVA que aplica y el importe del IVA dentro del documento.
- El gasto tiene que aparecer registrado en el libro de registro de facturas expedidas o de ingresos.
- Con el fin de deducir el IRPF, tienes que estar dentro del régimen de estimación directa. Si eres un autónomo por módulos, no puedes deducir este tipo de gasto.
Estos son los requisitos generales que se aplican a todos los gastos deducibles. Sin embargo, la AEAT ha establecido una condición adicional que tiene que cumplirse en todos los gastos de representación:
- El total de los gastos de representación no puede ser mayor al 1% de los ingresos netos de un negocio autónomo.
Esto se ha establecido así debido a que Hacienda quiere reducir el uso de gastos indebidos, limitando de esta forma a las personas que podrían hacer este tipo de gastos de forma personal, como suele ocurrir con los regalos empresariales o las comidas en restaurantes.
¿Cómo se pueden contabilizar los gastos de representación?
- La AEAT ha establecido que los gastos de representación tienen que estar contabilizados en el Grupo 6 del Plan General de Contabilidad. De forma específica, se trata de un grupo que hace referencia a las compras y los gastos del negocio.
- En este grupo también podemos encontrar otro subgrupo que al mismo tiempo cuenta con distintas clasificaciones. Es un subgrupo es el número 62, en donde están englobados los servicios externos.
- Los gastos de representación sirven para promocionar o mejorar las relaciones con los clientes, por lo que tienen que ir en la cuenta 627 que está dedicada a la publicidad, relaciones públicas y propaganda.
- Como defecto, estas pueden ir en la 629 estando dedicadas a otros servicios.
- Específicamente, la cuenta 627 hace referencia a los gastos generados por comidas y alojamiento, mientras que en la 629 se encuentran los gastos de viaje y el transporte.
- Es decir, los gastos de representación se contabilizan en Grupo 6 > Subgrupo 62 > Cuenta 627/629.
¿Cuál es la diferencia entre los suplidos y los gastos de representación?
Es realmente importante tener clara cuál es la diferencia entre los gastos suplidos y los gastos de representación, ya que, aunque para muchos lo parezca, para Hacienda estos no son lo mismo.
En distintas ocasiones los autónomos se hacen cargo de gastos que en realidad son del cliente con la intención de conseguir un reembolso. Por ejemplo:
- Un abogado paga los costes judiciales de su cliente para que luego el cliente realice un reembolso total de todos los gastos que se realizaron.
En este ejemplo específico, el titular del gasto es el cliente y la factura tiene que aparecer a su nombre. Esto es un suplido.
Para hacer estos gastos al nombre del cliente, es importante que haya pruebas que puedan demostrar que las dos partes están de acuerdo con esto.
La AEAT explica que es necesario un mandato expreso, escrito o verbal de parte del cliente. Por lo general se hace constar por el propio contrato de los servicios, pero un correo electrónico en el que ambas partes dejen constancia del acuerdo también puede ser muy útil.
¿Cómo documentar un suplido?
Es normal que en este punto muchos se pregunten si ese pago que se ha hecho en nombre del cliente en realidad tiene que estar documentado.
Ten presente que el suplido se puede documentar por el importe que has pagado al cliente (siempre ten en cuenta que la factura tiene que estar a su nombre) pero no tendrá IVA o IRPF. Se trata de una factura del tipo de IVA al 0% y no tendrá IRPF.
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