La razón principal por la que numerar las facturas correctamente es muy importante es porque esto nos puede ayudar a llevar al día las cuentas de nuestro negocio. Esto sin duda alguna tiene una gran importancia.
Por eso, en este artículo te vamos a explicar cómo numerar las facturas de tu negocio correctamente. Es muy importante que las facturas de cada serie sean siempre correlativas y que estén emitidas en orden cronológico. Además de que también siempre se recomienda tener distintas serias de facturación para así llevar un mejor control.
Aprender a numerar y documentar correctamente tus facturas es un aspecto realmente importante, algo que se debe de tener en cuenta desde que comienzas con tu actividad. La razón es muy sencilla: podrás llevar al día tus impuestos y tus cuentas.
¿Qué es numerar las facturas de forma correlativa?
- Uno de los requisitos más importantes que debes de tener en cuenta para numerar las facturas es que tienen que ser correlativas.
- Esto quiere decir que tienen que ir una tras otra en forma de sucesión inmediata que forme parte de la misma serie.
- De esta forma, tomamos una factura anterior a la otra y la última siempre debe de tener un número más alto.
- Por ejemplo, en caso de que hoy estés emitiendo la factura 205, la siguiente factura tendrá que ser la número 206.
¿Qué contenido tienen que tener las facturas?
Todas las facturas deben de cumplir con cierto tipo de contenido para que puedan emitirse correctamente.
- Fecha de expedición: también puede constar, si son distintas a la expedición, la fecha en la que se haya realizado la operación que se está documentando o en la que se haya recibido el pago anticipado.
- Número de factura y serie: como ya hemos mencionado anteriormente, es muy importante que la numeración de las facturas sea siempre correlativa.
- Datos fiscales completos del receptor y del emisor: se debe de completar con el nombre, apellidos, número de identificación fiscal, domicilio o razón social.
- Cuota tributaria: que, si en tu caso se repercuta, entonces tendrá que consignarse por separado.
- Tipo impositivo o tipos impositivos: los cuales se aplican a las operaciones. Por ejemplo, se puede incluir el recargo de equivalencia, en caso de que este procesa. Asimismo, se aplica cualquier otro impuesto indirecto que sea distintos al IVA, indicando el tipo de gravamen.
- Descripción de las operaciones: de la misma forma que se tienen que agregar todos los datos que sean requeridos para poder determinar la base imponible.
- Porcentaje de retención del IRPF: en caso de que seas autónomo.
- Importe total a pagar.
¿Cuáles son los casos especiales de facturación?
Hay ciertos casos en los que es necesario que la factura tenga cierto contenido especial, como puede ser el siguiente:
- Se debe de especificar si la operación está exenta del IVA, conteniendo una referencia a las disposiciones que correspondan a la directiva comunitaria del IVA o a los preceptos que correspondan a la ley del IVA, así como la indicación de que la operación realizada se encuentra exenta de IVA.
- En el caso de las entregas de medios de transporte que sean nuevos, tal y como se encuentra en el artículo 25 de la ley del IVA, en donde se encuentran las características, así como la fecha en la que se prestó el primer servicio, horas de navegación o vuelo y la distancia recorrida hasta que se realizará la entrega.
- En caso de que se aplique un régimen especial de agencias de viaje, entonces tendrá que mencionarse específicamente “régimen especial de agencia de viajes”.
- Si la factura es emitida por el adquiriente o el destinatario, entonces tendrá que mencionarse específicamente “facturación por el destinatario”.
- En caso de que la aplicación del régimen especial de los bienes usados, antigüedades, obras de arte u objetos de colección, entonces se tendrá que especificar de la siguiente manera dependiendo del caso específico: “régimen especial de objetos de arte”, “régimen especial de bienes usados”, “régimen especial de objetos de colección”, “régimen especial de antigüedades”.
- Si se aplica un régimen especial de criterio de caja, entonces se tendrá que hacer una mención a “régimen especial de criterio de caja”.
¿En qué casos se tiene que emitir facturas con distinta serie?
Un aspecto importante que se debe de tener en cuenta sobre la emisión de facturas con numeración de diferente serie es que esta es una posibilidad que se encuentra dentro del reglamento de facturación. Hay algunos casos específicos en los que se pueden emitir facturas con series diferentes de forma obligatoria. Estos son los casos:
- Las facturas rectificativas.
- Facturas expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros: en estas ocasiones, se usará una serie para cada uno de ellos.
- Aquellas emitidas por la venta de alguno de los siguientes productos: ordenadores, ordenadores portátiles, consolas de videojuegos, teléfonos móviles, plata, platino y paladio (solo se aplica cuando el importe total sea de la entrega sea superior a los 10.000€ excluyendo el IVA o si el destinario es un profesional o un empresario.
- En procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
- Si están relacionadas con operaciones intragrupos: son facturas que tienen que expedirse a una serie especial y consignarse por separado, en este caso específico, en el libro de las facturas expedidas.
¿Cuándo es recomendable usar distintas series?
Aunque realmente no es obligatorio, hay algunas situaciones en las que llevar distintas series puede ser algo muy recomendable para llevar una mejor gestión del negocio. En el mismo reglamento se ha establecido que “se podrá expedir facturas por medio de series separadas cuando haya razones que lo justifiquen”.
Además, puedes tener en cuenta los siguientes casos:
- Cuando el obligado a la expedición haga operaciones de diferente naturaleza.
- Si el obligado ala expedición tiene varios establecimientos desde los que se lleva a cabo sus operaciones.
Puede que sea muy útil que, si se tienen diferentes establecimientos, se lleven series de facturación que sean diferentes. Así, podemos aplicar contabilidad analítica que sea mucho más sencilla, de forma que sea mucho más sencillo tener clara la rentabilidad del negocio. Lo mismo puede suceder cuando se comercializan distintos productos o se tienen distintas líneas dentro de un mismo negocio.
¿Qué hay que hacer al empezar un nuevo año?
- En este sentido se debe de tener claro que no hay una obligación que nos obligue a tener que cambiar la numeración de las facturas al cambiar de año. Únicamente tenemos que llevar la sucesión correlativa en la misma serie.
- Sin embargo, se puede introducir el año en la combinación de caracteres en la numeración. Así, se puede reflejar, dentro de la misma combinación, una parte que vaya creciendo de forma sucesiva conforme va pasando el tiempo.
¿Qué aspectos se deben de tener en cuenta para numerar las facturas?
La Agencia Tributaria ofrece en su página web algunos consejos para numerar las facturas más fácilmente, como son los siguientes:
- Utilizar letras mayúsculas en lugar de minúsculas en las facturas.
- El juego de caracteres que se recomienda es el simple: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ
- Se pueden usar caracteres especiales como es el caso del guion bajo (_) o el guion medio (-), así como la barra inclinada (/) y el punto (.).
- El número de la factura nunca tiene que empezar con espacios en blanco. Es por eso que siempre el texto tiene que estar bien ajustado a la izquierda.
- En caso de que la identificación de la factura incluya una serie, entonces en este caso lo más recomendado es que se encuentre en primer lugar. Luego, con un espacio en blanco en medio, se puede colocar el número de factura.
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