El primer aspecto que hay que tener en cuenta sobre una factura de suplidos es que estos son unos pagos adelantados. De hecho, realmente no corresponden a quien los pago y luego tendrá la posibilidad de recuperarlos. Por eso, se consideran como gastos pasajeros.
En este artículo nos vamos a enfocar en enseñarte cómo es una factura de suplidos. También veremos cómo se contabilizan y veremos algunos ejemplos de facturas de suplidos. De esta forma nos queremos asegurar de darte toda la información que puedes necesitar para tener una buena experiencia con estos.
Para asegurarnos de que tengas toda la información que requieres y salgas de dudas, nos vamos a encargar de empezar por los aspectos más básicos.
¿Qué son los gastos suplidos?
- Los gastos suplidos son gastos que el pago le corresponde al cliente, pero tú debes de adelantar en su nombre para que luego el cliente se encargue de reembolsarlo después.
- Se puede tratar del pago de portes, tasas o seguros.
- Es muy importante tener en cuenta que son gastos que hay que incluir en la factura que se emite al cliente. Sirve para que así se puedan reembolsar y justificar adecuadamente.
Debemos de tener en cuenta tres aspectos esenciales:
- El gasto debe de tener un comprobante del pago.
- Debe haber un justificante del gasto suplido tiene que tener el nombre del cliente final, no el nombre de la empresa que lo está tramitando.
- Este debe de haber sido pagado porque el cliente lo ha solicitado de forma verbal, expresa y escrita.
Asimismo, debes de tener claro que actualmente la AEAT se está esforzando por perseguir los gastos suplidos desde hace algunos años, algo que podemos comprobar al ver las actas de inspección que se están levantando.
El motivo es muy claro, ya que actualmente muchos profesionales utilizan la palabra “suplido” para poder incluir el concepto dentro de cobros anticipados verdaderos a los clientes. Lo cual en realidad no es correcto.
¿Cuál es el modelo de factura de suplidos?
- En este caso se debe de tener en cuenta que es muy importante aclarar que un gasto suplido en realidad no es una representación de un servicio que el profesional ha ofrecido al cliente. Por eso, podemos decir que en realidad no es un gasto ni un ingreso del autónomo.
- Estos gastos se facturan de forma separada en la factura de suplidos. Esto significa que están dentro de una línea distinta al importe de servicios profesionales que se le brindan al cliente.
Esto significa que los gastos suplidos en realidad no se tienen que sumar a la base imponible de los servicios que se prestan. Esto se debe a lo siguiente:
- el gasto suplido no se encuentra sujeto al IVA o al IRPF.
- Los servicios profesionales prestados sí están sujetos al IRPF y al IVA.
De esta forma, podemos ver que el gasto suplido dentro de una factura debe de aparecer por separado y bajo el concepto de “suplido”. También como “cantidad abonada por cuenta del cliente”.
Además de lo mencionado anteriormente, también debemos de tener en cuenta que no hay un modelo específico para la factura de suplidos. En realidad, cualquier factura común que tenga la información habitual, puede permitir la inclusión en “gastos suplidos”. Es decir, como un concepto independiente a los servicios que el profesional presta.
Teniendo en cuenta lo anterior, el cuerpo de una factura que los incluya quedaría de la siguiente forma:
- Prestación del servicio… … … 2.000€
- IVA (21%) … … … 444€
- Gasto Suplido (Registro) … … … 300€
TOTAL FACTURA … … … … 2.744€
¿Cómo se contabilizan las facturas con gastos suplidos?
Un aspecto importante que se debe de tener en cuenta es que:
- Los gastos suplidos que incluye un profesional en sus facturas realmente no son deducibles para él, sino que son deducibles para el cliente final, que es el que realmente pagará este gasto.
- La factura de gasto suplido que tiene un profesional tiene que estar a nombre del cliente final, ya que el cliente será quien tenga que hacer frente a la carga tributaria, por lo que él sí tendrá la posibilidad de deducirlo como gasto.
- El profesional contabilizará el gasto como una entrada y salida de dinero de caja por pago realizado; a diferencia del cliente final que será quien lo contabilice como un gasto corriente y sin impuestos, deduciéndolo del importe total de la cuenta de ganancias y pérdidas de su ganancia.
¿Es posible hacer una factura únicamente con gastos suplidos?
- Esto es posible, aunque es cierto que lo más normal es incorporar un gasto suplido a la factura que se emite por los servicios prestados. Por otro lado, no debes de olvidar que a este gasto no se le aplica IVA debido a que ya ha sido pagado, así como tampoco tiene retención de IRPF.
- Se tiene que adjuntar el original de la factura del gasto suplido con el fin de poder justificar esta operación, además de que también se tiene que conservar una copia que pueda ser utilizada en el libro-registro de los suplidos.
¿Los gastos suplidos son lo mismo que las provisiones de fondo?
- En el momento en el que el cliente está haciendo un adelanto de dinero antes de que se preste el dinero con el fin de poder cubrir futuros gastos de suplidos, entonces estos son denominados como “provisiones de fondos” y tienen el mismo funcionamiento contable que los gastos de suplidos.
- Los autónomos están obligados a hacer un libro-registro contable en donde también tiene que incluir un libro de provisiones de fondos y suplidos en el que se tienen que agregar datos como: fecha de operación, descripción de operación (suplido o provisión), nombre del pagador de la provisión y el importe de este.
¿Qué se tiene que hacer cuando la factura de suplidos está a nombre del autónomo?
- En caso de que la factura haya sido emitida a nombre del autónomo en lugar de que se haya emitido a nombre del cliente, entonces este será considerado como un “gasto reembolsable”, que, a diferencia del gasto suplido, sí es considerado como un ingreso para el IRPF, por lo que este tiene que ser incluido dentro de la factura sin tener en cuenta el IVA de dicho gasto reembolsable.
Esta es toda la información que necesitas saber sobre la factura de suplidos, por lo que no deberías de tener más dudas al respecto.
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