Introducción
A partir del 1 de julio de 2025, empresas y autónomos en España deberán adaptarse a importantes novedades normativas que afectarán a la gestión de la facturación. Las nuevas regulaciones, impulsadas por la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal y la Ley 18/2022 de Crea y Crece, establecen la obligatoriedad del uso de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y, en algunos casos, la implementación de la factura electrónica. Estas medidas buscan mejorar la transparencia fiscal, reducir la morosidad y garantizar la seguridad de las transacciones comerciales.
Este artículo explicará qué son los SIF y la factura electrónica, quiénes están obligados a cumplir con estas normativas, los plazos de implementación, las exenciones, y cómo informar sobre los plazos de cobro de las facturas.
Sistemas informáticos de facturación (SIF)
Los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) son herramientas tecnológicas diseñadas para gestionar la emisión de facturas de forma segura y conforme a la normativa. Estos sistemas deben garantizar que las facturas emitidas cumplan con una serie de requisitos técnicos, como integridad, inalterabilidad, accesibilidad y trazabilidad.
Requisitos de los SIF:
- Integridad y trazabilidad: Los registros de facturación deben ser inalterables y accesibles para la Agencia Tributaria.
- Código QR y Hash: Las facturas o tickets emitidos deben incluir un código QR y una huella digital o hash, garantizando su autenticidad y permitiendo su verificación.
- Certificación del software: El software utilizado debe estar certificado por el proveedor para cumplir con las normativas vigentes. Las sanciones por no utilizar un software certificado pueden ascender a 50.000 euros por ejercicio fiscal.
Obligatoriedad del SIF:
- Todas las empresas y autónomos que emiten facturas o tickets, ya sea en operaciones B2B (empresa a empresa) o B2C (empresa a consumidor final), están obligados a utilizar un SIF certificado.
Plazos de Implementación
- Todas las empresas y autónomos deberán adaptarse al uso de un SIF certificado antes del 1 de julio de 2025.
Aplicación Gratuita de la AEAT
- Para facilitar la adaptación de pequeños negocios y autónomos a la nueva normativas, la Agencia Tributaria ofrecerá un sistema de facturación gratuito que cumpla con los requisitos de los SIF y con el que se podrán emitir hasta 100 facturas anuales
Sistema Verifactu
- Se trata de un sistema mediate el cual, en el momento de emitirse una factura o ticket, el software enviará automáticamente el registro de facturación a la Agencia Tributaria, en tiempo real, propiciando que la AEAT tenga un control inmediato sobre cualquier operación.
- Código QR. Cada factura incluirá un código QR con la información clave , como el NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión e importe. Cualquier persona, incluidos los clientes, podrá escanear el código QR para verificar la validez de la factura con la AEAT.
- No obligatorio. La adopción del sistema Verifactu es optativa, no obstante la AEAT recomienda a todos los contribuyentes que lo adopte ya que de no hacerlo, las facturas emitidas no serán verificables, pudiendo crear dudas en los clientes, y las responsabilidad sobre los registros de facturación recae en el contribuyente por lo que una perdida accidental de los mismos puede implicar el incumplimiento de la obligación de conservación de los registros.
Empresas que ya utilizan el SII: Las empresas que ya están acogidas al Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) de la Agencia Tributaria estarán exentas de la obligación de utilizar el sistema VeriFactu. El SII ya obliga a estas empresas a comunicar sus facturas a la Agencia Tributaria en un plazo de 4 días.
Empresas del País Vasco: Las empresas ubicadas en el País Vasco ya están sujetas a la obligación de utilizar el sistema TicketBAI, similar al VeriFactu, por lo que estarán exentas de la obligación de utilizar el VeriFactu en el resto de España.
Factura electrónica: Obligación y plazos
La factura electrónica es un tipo de factura emitida en formato digital con validez legal. Además de ser más eficiente y ecológica, la factura electrónica debe cumplir con requisitos adicionales como la firma electrónica avanzada, que garantiza la autenticidad de la factura.
Obligatoriedad de la Factura Electrónica:
- Las empresas y autónomos que operen en el ámbito B2B (transacciones entre empresas y profesionales) estarán obligados a emitir facturas electrónicas. Esto se aplica tanto a pequeñas como a grandes empresas.
Casos que no requieren factura electrónica
- Facturas Intracomunitarias: De momento, las facturas intracomunitarias no estarán sujetas a la obligatoriedad de la factura electrónica en España. Sin embargo, a nivel europeo, la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas europeas está fijada para el año 2028.
- Facturas de Exportación: Al igual que las facturas intracomunitarias, las facturas de exportación no estarán sujetas a la obligatoriedad de la factura electrónica en España, al menos de momento.
- Operaciones B2C Las operaciones con consumidores finales (B2C) no están obligadas a emitir facturas electrónicas. Sin embargo, las empresas que realicen este tipo de transacciones deberán cumplir con los requisitos del SIF para la emisión de tickets o facturas simplificadas
Plazos de implementación:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Están obligadas a implementar la factura electrónica un año después de la entrada en vigor del reglamento que desarrolle la normativa.
- Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: Tendrán un plazo de dos años desde la entrada en vigor del reglamento para adaptarse a la obligatoriedad de la factura electrónica.
Aunque el Anteproyecto se publicó en Junio de 2023, aun no hay fecha prevista para la aprobación del reglamento y la publicación del Real Decreto correspondiente.
A nivel europeo, la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas europeas está fijada para el año 2028
Información sobre los plazos de cobro y pago
Una novedad clave de las nuevas normativas es la obligación de informar sobre los plazos de cobro en las facturas electrónicas, una medida diseñada para reducir la morosidad en las relaciones comerciales B2B.
Obligación de informar el estado del pago:
- Tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica deberán informar sobre el estado del pago, es decir, si la factura ha sido aceptada, rechazada, pagada en su totalidad o parcialmente.
Plazo para informar:
- Los plazos para informar sobre el estado del pago son de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca alguno de los siguientes eventos:
- Aceptación o rechazo de la factura.
- Pago completo o parcial.
Es importante destacar que los sábados, domingos y festivos no se computarán en este plazo.
Cómo se informará:
La información sobre el estado del pago deberá ser remitida a través de las plataformas de facturación electrónica homologadas, que enviarán los datos a la Agencia Tributaria. Las empresas que usen la aplicación gratuita de la AEAT también podrán cumplir con este requisito, ya que la plataforma automatizará el envío de esta información.
Categoría | Descripción breve | Obligaciones y Exenciones | Plazos de Implementación |
SIF | Sistema para gestionar la emisión de facturas de forma segura. | Obligatorio para todas las empresas y autónomos. | Antes del 1 de julio de 2025. |
Verifactu | Envío en tiempo real de facturas a la Agencia Tributaria. | Opcional, recomendado por la AEAT. Empresas con SII o TicketBAI están exentas. | Antes del 1 de julio de 2025 aunque opcional. |
Factura Electrónica | Emisión de facturas en formato digital con validez legal. | Obligatoria para B2B. No requerida para B2C, facturas intracomunitarias y exportación. | 1-2 años tras la aprobación del reglamento. |
Autor
Carlos Albert
Socio-Director de GAC Economistas y Abogados.
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